Diese Datenschutzerklärung richtet sich an Sie als Mieter oder Eigentümer von Immobilien, deren Immobilienverwalter oder Vermieter zum Zwecke der Immobilienverwaltung den über mycasavi.com erreichbaren Cloud-Dienst nutzen.
Im Rahmen dessen bietet Ihnen Ihr Vermieter oder der Verwalter Ihrer Immobilie die Möglichkeit, sich als Mieter oder Eigentümer bei mycasavi.com zu registrieren, um ebenfalls von den Vorteilen der Cloud-Dienst zu profitieren. Insofern agiert die casavi GmbH (nachfolgend auch als „casavi“ oder „wir“ bezeichnet) im Sinne des Datenschutzrechts ganz überwiegend als sogenannter Auftragsverarbeiter des Vermieters oder Verwalters Ihrer Immobilie. Das bedeutet, dass die casavi GmbH Ihre personenbezogenen Daten (nachfolgend auch verkürzend als „Daten“ bezeichnet) auf Weisung ihres jeweiligen Auftraggebers, also Ihres Immobilienverwalters oder Vermieters, verarbeitet. Insofern bestimmt der Immobilienverwalter oder Vermieter Ihrer Immobilie selbst, zu welchen Zwecken Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet und welche Mittel hierzu eingesetzt werden. Die casavi GmbH stellt hierzu lediglich den Cloud-Dienst mycasavi.com zur Verfügung.
Struktur der Datenschutzerklärung
Unter „A.“ stellen wir Ihnen allgemeingültige Hinweise zur Datenverarbeitung zur Verfügung. Zudem erläutern wir Ihnen unter anderem, in welchem Verhältnis Ihr Immobilienverwalter/Vermieter aus datenschutzrechtlicher Sicht zu der casavi GmbH steht und welche Rechte Sie als betroffene Person geltend machen können.
Mieter und Eigentümer, deren Vermieter bzw. Immobilienverwalter, die die casavi GmbH mit der Bereitstellung von mycasavi.com beauftragt haben, finden unter „ B. Besondere Informationen zur Verarbeitung bei Nutzung von mycasavi.com“ Informationen darüber, wie personenbezogene Daten bei der Nutzung von mycasavi.com verarbeitet werden. Die dort dargestellten Prozesse bilden lediglich den Regelfall ab. Informationen, welche Ihnen von Ihrem Immobilienverwalter/Vermieter zur Verfügung gestellt werden, gehen in jedem Fall vor.
Unter „ C. Informationen zur Verarbeitung durch die casavi GmbH als Verantwortliche“ erläutern wir Ihnen, wann und auf welche Weise die casavi GmbH in eigener Verantwortung Ihre Personenbezogenen Daten verarbeitet.
Nach Art. 4 Nr. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist diejenige Stelle datenschutzrechtlich verantwortlich, welche über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet. Für die Verwendung der Cloud-Software mycasavi.com ist dies die Stelle, welche die casavi GmbH mit der Bereitstellung dieser Plattform beauftragt hat, also mithilfe von mycasavi.com Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Immobilienverwaltung verarbeitet. Dies kann Ihr Vermieter oder ein Immobilienverwalter sein.
Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Verwaltung von Immobilien über mycasavi.com, also den Bereich „nach dem Login“, ist die casavi GmbH datenschutzrechtlich als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 4 Nr. 8 und Art. 28 DS-GVO für Ihren Vermieter oder Immobilienverwalter tätig.
Das bedeutet, dass die casavi GmbH datenschutzrechtlich streng an die Weisungen Ihres Immobilienverwalters/Vermieters gebunden ist. Mit dem Immobilienverwalter beziehungsweise Ihrem Vermieter hat die casavi GmbH eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DS-GVO geschlossen, welche die Verarbeitung im Auftrag vertraglich absichert. Darin garantiert die casavi GmbH Ihrem Immobilienverwalter/Vermieter, geltendes Datenschutzrecht zu wahren und nicht über die Weisungen Ihres Immobilienverwalters/Vermieters hinaus personenbezogene Daten zu verarbeiten, es sei denn, Sie teilen uns diese aktiv über den Support oder anderweitig infolge einer Kontaktaufnahme mit.
Bitte wenden Sie sich bei Fragen zum Datenschutz (insbesondere zu Speicherfristen, Rechtsgrundlagen und Verarbeitungszwecken) direkt an Ihren Immobilienverwalter bzw. Vermieter. Gleichwohl möchten auch wir Sie – soweit uns dies möglich ist – darüber informieren, wie Ihre personenbezogenen Daten bei der Verwendung dieser Plattform verarbeitet werden.
Für einige Verarbeitungen sind wir als casavi GmbH jedoch auch selbst Verantwortliche; das heißt, wir verarbeiten Ihre Daten insoweit zu eigenen Zwecken und bestimmen selbst, welche Mittel zur Verarbeitung verwendet werden. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn Sie uns kontaktieren, insbesondere wenn Sie bei Nutzung von mycasavi.com Fragen haben. Informationen dazu erteilen wir Ihnen unten unter C.
Gegenüber jedem nach Art. 4 Nr. 7 DS-GVO für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Verantwortlichen können Sie nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften die folgenden unentgeltlichen Rechte geltend machen:
Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO). Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Recht auf Auskunft: Sie können Auskunft nach Art. 15 DS-GVO über Ihre personenbezogenen Daten verlangen, die wir verarbeiten. Es gelten dabei die Einschränkungen des § 34 BDSG.
Recht auf Widerspruch: Sie haben ein Recht auf Widerspruch aus besonderen Gründen. Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Protokolldateien sind für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich.
Recht auf Berichtigung: Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie nach Art. 16 DS-GVO eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.
Recht auf Löschung: Sie können nach Art. 17 DS-GVO die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Es gelten die Einschränkungen des § 35 BDSG.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben nach Art. 18 DS-GVO das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
Recht auf Datenübertragbarkeit: Für den Fall, dass die Voraussetzungen des Art. 20 Abs. 1 DS-GVO vorliegen, steht Ihnen das Recht zu, sich Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an Dritte aushändigen zu lassen. Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Protokolldateien sind für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Sie beruhen daher nicht auf einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a) DS-GVO oder auf einem Vertrag nach Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. b) DS-GVO, sondern sind nach Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f) DS-GVO gerechtfertigt. Die Voraussetzungen des Art. 20 Abs. 1 DS-GVO sind demnach insoweit nicht erfüllt.
Zur Geltendmachung Ihrer Rechte gegen casavi wenden Sie sich bitte an hello@casavi.de oder postalisch an die unter C genannte Anschrift. Für vertrauliche Anfragen steht Ihnen auch unser Datenschutzbeauftragter zur Verfügung. Diesen erreichen Sie unter den oben aufgeführten Kontaktdaten.
Sie haben zudem das Recht, sich nach Art. 77 ff. DS-GVO bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Verantwortlichen zu beschweren. Die für die casavi GmbH zuständige Aufsichtsbehörde ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Postfach 1349, 91504 Ansbach, poststelle@lda.bayern.de. Eine Übersicht aller Aufsichtsbehörden finden Sie unter https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/AnschriftenLinks/anschriftenlinks-node.html.
Bei Ihrem Besuch der Plattform mycasavi.com erheben und verarbeiten wir nur diejenigen Daten, die uns Ihr Internetbrowser automatisch übermittelt. Dies passiert bei jedem Besuch unseres Internetauftritts, es sei denn, Sie haben die Übermittlung dieser Daten durch eine entsprechende Konfiguration Ihres Browsers unterdrückt. Verarbeitet werden:
Die Daten werden auf von uns angemieteten Servern verarbeitet. Eine Verarbeitung dieser Daten zusammen mit anderen als den oben angegebenen personenbezogenen Daten findet unsererseits nicht statt, soweit nicht ausdrücklich angegeben. Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an Ihren Rechner zu ermöglichen. Ihre IP-Adresse ist ausschließlich für Administratoren dieser Website zugänglich aufbewahrt. Schnellstmöglich wird Ihre IP-Adresse anonymisiert, so dass eine Zuordnung Ihrer Person über eine Rückverfolgung des Internetanschlusses nicht mehr möglich ist. Die Anonymisierung erfolgt durch Kürzung Ihre IP-Adresse.
Die vorübergehende Verarbeitung der vorgenannten Daten ist für das Angebot einer Website gemäß Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f) DS-GVO zwingend technisch erforderlich, um Ihnen unsere Website korrekt anzuzeigen und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung.
Zur Abwehr von Gefahren und für unsere IT-Sicherheit sowie zum Nachweis von möglichen Angriffen speichern wir Logfiles. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung. Eine personenbezogene Auswertung der Daten, insbesondere zu Marketingzwecken, findet nicht statt. Rechtsgrundlage hierzu ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO.
Unsere Internetseiten werden gespeichert und bereitgestellt auf Servern unseres Hostproviders Amazon Web Services EMEA SARL, 38 avenue John F. Kennedy, L-, 1855, Luxemburg (nachfolgend auch als „AWS“ oder "AWS Luxemburg" bezeichnet). Ihre Daten werden ausschließlich in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main verarbeitet.
Rechtsgrundlage ist auf Basis unserer berechtigten Interessen an einer effizienten und sicheren Zurverfügungstellung der Webangebote Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO. AWS wurde vertraglich mittels einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DS-GVO verpflichtet, personenbezogene Daten nur auf unsere Weisung hin zu verarbeiten. Über mit uns abgeschlossene EU-Standardvertragsklauseln und ergänzend garantierte Schutzmechanismen bietet AWS eine Garantie, das europäische Datenschutzrecht einzuhalten. Weitere Informationen zu unserem Auftragsverarbeiter AWS finden Sie unter https://aws.amazon.com/de/compliance/germany-data-protection/.
Wir bedienen uns geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um die von Ihnen oder Ihrem Immobilienverwalter/Vermieter zur Verfügung gestellten Daten vor zufälligen oder vorsätzlichen Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Diese Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. Im Übrigen sind alle Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen auf das Datengeheimnis verpflichtet. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.
So werden Ihre personenbezogenen Daten bei uns sicher durch Verschlüsselung übertragen. Dies gilt für den Kundenlogin wie auch für jedwede Eingabe von personenbezogenen Daten innerhalb der Plattform mycasavi.com. Hierzu bedienen wir uns des Verschlüsselungsprotokolls TLS (Transport Layer Security).
Teilweise bedienen wir uns zur Verarbeitung Ihrer Daten im Auftrag und in eigener Verantwortung externer Dienstleister, welche an unsere Weisungen gebunden sind. Diese wurden sorgfältig von uns ausgewählt, beauftragt und werden regelmäßig kontrolliert. Den Beauftragungen zugrunde liegen Vereinbarungen über die Auftragsverarbeitung nach Maßgabe des Art. 28 DS-GVO. Eine eigenständige Verarbeitung zu eigenen Zwecken findet durch die Auftragsverarbeiter nicht statt. Informationen über eingesetzte Auftragsverarbeiter finden sie unter den nachstehenden Punkten.
Teilweise setzen wir Auftragsverarbeiter aus Ländern außerhalb der Europäischen Union, Norwegens, Islands und Liechtensteins (EWR) ein. In den folgenden Ländern besteht aufgrund eines Angemessenheitsbeschlusses der EU ein angemessenes Schutzniveau: Andorra, Argentinien, Kanada (eingeschränkt), Färöer-Inseln, Guernsey, Israel, Isle of Man, Japan, Jersey, Neuseeland, Schweiz, Uruguay, das Vereinigte Königreich und Republik Korea (Südkorea). Mit Empfängern aus anderen Drittländern vereinbaren wir EU-Standardvertragsklauseln, um ein angemessenes Schutzniveau zu garantieren. Dabei werden, soweit notwendig, ergänzende Schutzmechanismen vereinbart, um ein adäquates Datenschutzniveau sicherzustellen. Die eingesetzten EU-Standardvertragsklauseln verpflichten Auftragsverarbeiter gegenüber der casavi GmbH zudem, vor jeder Datenübermittlung und unter Berücksichtigung der Umstände der Datenübermittlung zu prüfen, ob das zu garantierende Schutzniveau eingehalten wird. Die eingesetzten Auftragsverarbeiter ergeben sich aus dieser Datenschutzerklärung (siehe unten).
Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Verwaltung von Immobilien über mycasavi.com, also den Bereich „ nach dem Login“, ist die casavi GmbH datenschutzrechtlich lediglich als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 4 Nr. 8 und Art. 28 DS-GVO tätig. Insoweit verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich auf Weisung unseres Auftraggebers, also in der Ihres Vermieters oder des für Ihre Immobilie zuständigen Immobilienverwalters. Dieser ist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DS-GVO.
Mit dem Immobilienverwalter/Vermieter hat die casavi GmbH eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DS-GVO geschlossen, welche die Verarbeitung im Auftrag vertraglich absichert. Bitte wenden Sie sich bei sonstigen Fragen zum Datenschutz (insbesondere zu Speicherfristen, Rechtsgrundlagen und Verarbeitungszwecken) direkt an Ihren Immobilienverwalter/Vermieter.
Gleichwohl möchten auch wir Sie – soweit uns dies möglich ist – darüber informieren, wie Ihre personenbezogenen Daten bei der Verwendung dieser Plattform verarbeitet werden.
Immobilienverwalter/Vermieter setzen unser Produkt als Cloud/SaaS-Lösung in der Regel zur Vereinfachung interner, eigenorganisatorischer Prozesse sowie zur Kommunikation mit Ihnen ein. Mit der den Verwaltungsaufwand und den Papierverbrauch deutlich reduzierenden Nutzung unseres Cloud-Dienstes mycasavi.com geht insbesondere eine vereinfachte und sicherere Abwicklung von Massenkommunikation sowie ein vereinfachtes Dokumentenmanagement einher. Hierin liegt in der Regel auch ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO Ihres Immobilienverwalters/Vermieters.
Die Nutzung und Registrierung zum Mitgliederbereich von mycasavi.com ist Bestandskunden (in der Regel Vermieter und Verwalter von Immobilien) und deren Mietern oder Kunden (Eigentümer) vorbehalten. Sollten Sie als Mieter oder Eigentümer einer Immobilie Interesse an unseren Produkten und Leistungen haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Vermieter oder Immobilienverwalter. Für weitere Informationen können Sie sich gerne an die casavi GmbH unter casavi.de/kontaktwenden.
Um sich als Nutzer in den passwortgeschützten Bereich von mycasavi.com registrieren und einloggen zu können, müssen Sie sich zuvor durch einen Klick auf den Ihnen per E-Mail übersandten Einladungslink oder unter Angabe eines Einladungs-Codes, einer E-Mail-Adresse und eines selbst gewählten Passwortes registrieren. Bereits der Versand der Einladungsmails erfolgt auf Weisung Ihres Immobilienverwalters/Vermieters durch die casavi GmbH. Als Absender der E-Mail kann in einigen Fällen eine E-Mail-Adresse von casavi genutzt werden, wenn Ihr Immobilienverwalter/Vermieter uns im Rahmen der Auftragsverarbeitung mit dem Versand der E-Mail beauftragt hat.
Mit den von Ihnen festgelegten Nutzerdaten (Benutzername und Passwort) können Sie sich in Ihr Benutzerkonto einloggen. In diesem Moment wird ein Session Cookie auf Ihrem Computer gesetzt (usersession). Mit der optionalen Funktion „angemeldet bleiben“ möchten wir Ihnen den Besuch unserer Website so angenehm wie möglich gestalten. Diese Funktion ermöglicht Ihnen die Nutzung von mycasavi.com, ohne sich jedes Mal erneut einloggen zu müssen. Aus Sicherheitsgründen werden Sie jedoch nochmals zur Eingabe Ihres Passworts aufgefordert, wenn beispielsweise Ihre persönlichen Daten geändert werden sollen. Wir empfehlen Ihnen, die Funktion „angemeldet bleiben“ nicht zu nutzen, wenn der Computer von mehreren Benutzern verwendet wird. Zudem wird ein Cookie gesetzt, um Spracheinstellungen zu speichern („lang“). Wir speichern 2 Cookies („localformat“ und „usertimezone“), um Ihre Benutzereinstellungen für das Format der Website und die gewählte Zeitzone zu speichern. Ein Cookie (lastaccount) wird verwendet, um das Login in dem vom Kunden (in der Regel eine Hausverwaltung) gewünschten Design anzuzeigen. Ein Cookie (lastpagetype) wird verwendet, um die zuletzt vom Benutzer angemeldete Rolle (Verwalter, Manager, Endkunde usw.) zwischenzuspeichern. Ferner weisen wir darauf hin, dass diese Funktionen nicht verfügbar sind, wenn Sie eine Einstellung verwenden, die die gespeicherten Cookies nach jeder Session automatisch löscht. Schließlich setzen wir einen Cookie (_csrf) ein, um die Benutzer vor einem sogenannten „Cross Site Request Forgery“-Angriff zu schützen. Mit diesem Cookie validieren wir eingehende Anfragen, um sicherzustellen, dass sie tatsächlich über die Website gesendet wurden. Ohne diesen Cookie wäre es möglich, Links an Benutzer zu senden, die dann ohne ihr Wissen bestimmte Aktivitäten auf der Plattform ausführen könnten.
Die Speicherung dieser Cookies erweist sich als unbedingt erforderlich, um die vom Nutzer gewählten Funktionalitäten und Einstellungen dauerhaft zur Verfügung stellen zu können. Rechtsgrundlage für Ihre einwilligungsfreie Speicherung ist demnach der § 25 Abs. 2 Nr. 2 des Telekommunikations-Telemedien-Datenschutzgesetzes (TTDSG).
Im Einzelnen werden folgende Cookies gesetzt, welche allesamt nach Ende der Browsersitzung ihre Funktion verlieren.
| Domain | Name | Funktionsdauer |
|---|---|---|
| mycasavi.com | user_session | session |
| mycasavi.com | _csrf | session |
| mycasavi.com | lang | session |
| mycasavi.com | last_account | session |
| mycasavi.com | lastpagetype | session |
| mycasavi.com | local_format | session |
| mycasavi.com | user_timezone | session |
Bei Erstnutzung werden Sie dazu aufgefordert, Ihr Profil einzurichten. Für alle Ihrer Nachbarschaft zuzuordnenden Personen (andere Eigentümer und Mieter) innerhalb Ihrer Nachbarschaft sind Ihr Name sowie Ihr Profilfoto sichtbar, unabhängig davon, ob Sie diese freigegeben haben. Alle Angaben sowie deren öffentliche Sichtbarkeit innerhalb der Nachbarschaft können Sie im geschützten Kundenbereich verwalten und ändern. Personen, die nicht Teil Ihrer Nachbarschaft oder Ihrer Nachbarschaft zuzuordnen sind, erhalten keine Informationen über Sie. Weitere Hinweise finden Sie während der Nutzung von mycasavi.com unter den jeweiligen Einstellungsmöglichkeiten.
Erstellte und veröffentlichte Beiträge in der Rubrik „Pinnwand“ oder Kommentierungen von öffentlichen Mitteilungen sind für alle angemeldeten Mitglieder Ihrer Nachbarschaft und den Ihrer Nachbarschaft zuzuordnenden Personen sichtbar. Im Gegensatz dazu sind Direktnachrichten („Chats“) mit Ihren Nachbarn nicht öffentlich. Bitte beachten Sie, dass abgesendete Direktnachrichten wie auch öffentliche Kommentare nur gelöscht werden können, wenn Sie sich per E-Mail an die casavi GmbH oder Ihren Immobilienverwalter/Vermieter wenden. Bitte nutzen Sie hierzu die bei Registrierung genutzte E-Mail-Adresse, damit Sie besser zugeordnet werden können.
Innerhalb der Plattform können Sie einstellen, ob und wie oft Sie über bestimmte Ereignisse (Neuigkeiten aus Ihrer Nachbarschaft, Eingang neuer Mitteilungen etc.) per E-Mail informiert werden wollen.
Der Versand von E-Mails an unsere verschiedenen Benutzergruppen stellt eine zentrale Funktion der Plattform dar. Damit ist sichergestellt, dass Inhalte zeitnah und persönlich kommuniziert werden. Zum Zweck des E-Mail-Versands nutzen wir den E-Mail-Versand-Service „Mailjet“ des Anbieters Mailgun Technologies, Inc., 112 E Pecan St #1135, San Antonio, TX 78205 (USA).
Eine vollständige Löschung erfolgt spätestens 30 Tage nach dem letzten Versandzeitpunkt. E-Mail-Adressen werden ausschließlich im Kontext von casavi verwendet und nicht an Dritte weitergegeben. Mit Mailgun haben wir EU-Standardvertragsklauseln sowie eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DS-GVO geschlossen. Zusätzliche Garantien: Verschlüsselung der Daten während der Übermittlung und im gespeicherten Zustand.
Die Datenschutzbestimmungen von Mailgun finden Sie unter https://www.mailjet.de/sicherheit-datenschutz/.
In einigen Fällen können Sie alternativ auch postalische Benachrichtigungen wählen. Hierzu nutzen wir den hybriden Postdienstleister Binect GmbH, Robert-Koch-Str. 9, 64331 Weiterstadt, Deutschland. Binect verarbeitet Ihre Adressdaten sowie Inhalte der Benachrichtigungen in unserem Auftrag und auf unsere Weisung. Mit der Binect GmbH haben wir eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung gem. Art. 28 DS-GVO geschlossen.
Ihr Vermieter oder Immobilienverwalter kann über mycasavi.com eine Funktionalität buchen, die ihm ermöglicht, die über die Funktionalität „Vorgang“ ausgetauschten Nachrichten mittels KI-Technologien effizient zu verarbeiten. Sollte Ihr Vermieter oder Immobilienverwalter diese Funktionalität beauftragt haben, werden die KI-Technologien ausschließlich für 3 Zwecke eingesetzt: (1) Zusammenfassung von Vorgängen und deren verknüpften Nachrichten, (2) Sortierung von Vorgängen nach Priorität und (3) Erstellung von Antworten innerhalb der Vorgänge. Verarbeitete Datenkategorien sind der Nachrichtinhalt und ggf. die Namen der beteiligten Personen.
Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist in der Regel Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO auf Basis der berechtigten wirtschaftlichen Interessen Ihres Immobilienverwalters/Vermieters an einer effizienten Bearbeitung Ihrer Vertragspflichten sowie der Optimierung Ihrer Prozesse.
Beim Beauftragen der Funktionalität kann Ihr Immobilienverwalter/Vermieter zwei Auftragsverarbeiter für den Einsatz der KI-Technologien ausgewählt haben. Beide Anbieter sind rechtlich und vertraglich verpflichtet, die verarbeiteten Daten ausschließlich für die oben genannten Zwecke zu nutzen. Explizit verboten ist die Nutzung der Daten für das Training der KI-Technologie. Die möglichen Dienstleister sind OpenAI Ireland Ltd (1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Ireland) und AWS Luxemburg.
AWS und OpenAI Ireland wurden vertraglich mittels einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DS-GVO verpflichtet, personenbezogene Daten nur auf unsere Weisung hin zu verarbeiten. Über mit uns abgeschlossene EU-Standardvertragsklauseln und ergänzend garantierte Schutzmechanismen bieten beide Unternehmen eine Garantie, das europäische Datenschutzrecht einzuhalten. Für AWS Luxembourg gilt zusätzlich der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023 aufgrund der Zertifizierung der Muttergesellschaft innerhalb des EU-USA Datenschutzrahmens.
Über mycasavi.com können Sie direkt mit Ihrem Vermieter oder Immobilienverwalter in Kontakt treten. Wenn Sie unter dem Punkt „Service“ eine Anfrage oder Meldung absenden möchten, kann der Inhalt dieser Nachricht, sofern erforderlich, zur Bearbeitung durch Ihren Immobilienverwalter/Vermieter und in Verantwortung Ihres Immobilienverwalters/Vermieters an Dritte weitergegeben werden. In der Regel gibt dieser zur Beseitigung der Schadensmeldung Ihre Kontaktdaten an einen Auftragnehmer weiter. Über den Dienst „Relay“, ebenfalls ein Angebot der casavi GmbH, hat Ihr Immobilienverwalter/Vermieter die Möglichkeit, Ihre Anfragen direkt an Dienstleister zur Einholung eines Angebots weiterzuleiten.
Rechtsgrundlage hierzu ist in der Regel Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO zur Erfüllung vertraglicher Pflichten aus Miet- oder Verwaltervertrag. Übermittelt werden in der Regel Daten über den Auftraggeber, Auftragsort, Stichtag, Auftragsdetails (inklusive Anhänge) und der Name einer Kontaktperson. Genaue Angaben zur Rechtsgrundlage und nähere Informationen zu den Empfängern (Handwerker, Angestellte Ihres Vermieters etc.) sowie zu der Nutzung von „Relay“ erhalten Sie auf Nachfrage von Ihrem Immobilienverwalter/Vermieter.
Alternativ besteht die Möglichkeit, über die unter „Ansprechpartner“ bereitgehaltenen Kontaktdaten direkt mit den zuständigen Personen in Kontakt zu treten. In jedem Fall einer Kontaktaufnahme zu Ihrem Immobilienverwalter/Vermieter erhält dieser eine E-Mail-Benachrichtigung.
Zur Löschung Ihres Profils loggen Sie sich bitte ein und wählen unter den Profileinstellungen den Punkt „Benutzerkonto löschen“. Alternativ können Sie uns eine E-Mail an DSB@casavi.desenden. Ihr Profil wird umgehend durch uns gelöscht. Sollten Sie überdies wünschen, dass Datensätze, welche wir im Auftrag nach Art. 28 DS-GVO für Ihren Immobilienverwalter/Vermieter verarbeiten, gelöscht werden, wenden Sie sich bitte direkt an den Immobilienverwalter/Vermieter, welcher uns beauftragt hat. Bitte denken Sie daran, ggf. Ihre Profildaten vor der Löschung des Profils zu sichern.
Bei Fragen nach der Speicherdauer Ihrer durch Ihren Immobilienverwalter/Vermieter verarbeiteten personenbezogenen Daten wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Immobilienverwalter/Vermieter. Die casavi GmbH löscht im Auftrag verarbeitete personenbezogene Daten ausschließlich auf dessen datenschutzrechtliche Weisung.
Teilweise bedienen wir uns zur Bereitstellung der Plattform mycasavi.com externer Dienstleister, welche als Unterauftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO datenschutzrechtlich an unsere Weisungen gebunden sind. Diese helfen uns bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Auftrag Ihres Immobilienverwalters/Vermieters. Die Auftragnehmer wurden sorgfältig von uns ausgewählt, beauftragt und werden regelmäßig kontrolliert. Den Beauftragungen zugrunde liegen Vereinbarungen über die Auftragsverarbeitung nach Maßgabe des Art. 28 DS-GVO. Eine eigenständige Verarbeitung zu eigenen Zwecken findet durch die Auftragsverarbeiter nicht statt.
Zu den Unterauftragnehmern gehören E-Mail-Dienstleister, Hostprovider, Code- und Webanalysedienste sowie Anbieter von Schriftarten. Nachfolgend werden diese genauer benannt.
Einigen unserer Kunden stellen wir das Tool cumul.io zur Verfügung, ein Angebot der cumul.io NV, Tiensevest 102 box 201, 3000 Leuven, Belgien. Insoweit agiert cumul.io als Unterauftragnehmer für Ihren Immobilienverwalter/Vermieter.
cumul.io dient dazu, personenbezogene und nichtpersonenbezogene Daten aus unserer Plattform mittels Grafiken und Diagrammen zu visualisieren. Dies ermöglicht es unseren Kunden, häufig in Zusammenhang mit jeweiligen verwalteten Immobilien auftretende Probleme besser erkennen und sodann eigene Abläufe verbessern zu können. Zur Erreichung dieser Zwecke verarbeitet cumul.io in unserem Auftrag META-Daten (insbesondere Uhrzeit und Datum, Kategorie einer Meldung) zu den bei unseren Kunden bearbeiteten Aufgaben (Tasks, Meldungen und Tickets). Ihre IP-Adresse und insbesondere Inhaltsdaten, also den Inhalten aus Meldungen, Nachrichten, Tickets oder sonstiger Kommunikation, werden zur Erfüllung dieses Zwecks nicht verarbeitet.
Mit der cumul.io NV haben wir unsererseits eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DS-GVO geschlossen. Damit ist sichergestellt, dass die cumul.io NV personenbezogene Daten nur auf unsere Weisung hin verarbeitet. Eine Verarbeitung zu eigenen Zwecken ist ausgeschlossen. Personenbezogene Daten werden nicht dauerhaft auf Servern von cumul.io gespeichert, an Dritte weitergegeben oder mit anderen Daten zusammengeführt. Rechtsgrundlage für die Visualisierung der aus META-Daten gewonnenen Statistiken ist in der Regel Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO auf Basis der berechtigten wirtschaftlichen Interessen Ihres Immobilienverwalters/Vermieters an einer effizienten Bearbeitung Ihrer Vertragspflichten sowie der Optimierung Ihrer Prozesse. Weitergehende Informationen zu Zwecken und Rechtsgrundlagen bitten wir Sie bei unseren Kunden zu erfragen.
Weitere Hinweise zum Datenschutz erhalten Sie unter https://cumul.io/privacy.
Um einigen unserer Auftragsverarbeitern die zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlichen Daten zur Verfügung stellen zu können, setzen wir den Dienst Twilio ein Angebot der Twilio Ireland Limited, 25-28 North Wall Quay, Dublin 1, Ireland (Mutterunternehmen: Twilio Inc.101 Spear Street, 5th Floor, San Francisco Kalifornien, 94105, USA) ein. Twilio dient dazu, Datenflüsse zur Schaffung einer Schnittstelle aufzugliedern. Der Service hilft somit, technische Nutzungsdaten zu sammeln und zu interpretieren, die während der Nutzung von mycasavi.com entstehen. Insoweit agiert Twilio Ireland Limited als Unterauftragnehmer für Ihren Immobilienverwalter/Vermieter.
Die erhobenen Nutzungsdaten werden pseudonymisiert verarbeitet. IP-Adressen und sonstige von uns oder anderen von uns eingesetzten Anbietern erstellte User-IDs werden bei der Erfassung verkürzt und nicht verwendet, um Benutzerprofile mit personenbezogenen Daten zu verbinden. Pseudonymisierte Nutzungsdaten werden in der Regel an einen Twilio-Server übertragen und dort vorübergehend gespeichert. Mit dem Anbieter Twilio Ireland Limited haben wir eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DS-GVO sowie EU-Standardvertragsklauseln abgeschlossen, wodurch der Anbieter garantiert, personenbezogene Daten nur auf Weisung zu verarbeiten und das europäische Datenschutzrecht einzuhalten. Darüber hinaus haben wir mit Twilio Ireland Limited die Verschlüsselung der Daten während der Übermittlung und im gespeicherten Zustand als zusätzliche Maßnahmen vereinbart. Die Twilio Unternehmensgruppe hat sich zudem durch Binding Corporate Rules ein Datenschutzprogramm auferlegt. Weitere Einzelheiten hierzu finden Sie unter: https://www.twilio.com/legal/bcr/processor
Weitere Informationen erhalten Sie unter https://www.twilio.com/privacy.
Um die technische Stabilität unseres Dienstes sicherzustellen, überwachen wir diese mithilfe des Dienstes Sentry (Functional Software Inc., 132 Hawthorne Street, San Francisco, California 94107, USA). So können unter anderem Codefehler identifiziert und sodann korrigiert werden. Angaben zu möglichen Fehlerursachen werden anonymisiert erhoben oder unmittelbar nach Erhebung anonymisiert. Insoweit agiert Sentry als Unterauftragnehmer für Ihren Immobilienverwalter/Vermieter.
Mit Sentry haben wir eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DS-GVO geschlossen, auf Basis derer Sentry Ihre personenbezogenen Daten nur auf unsere Weisung hin verarbeiten und löschen darf. Ergänzend haben wir mit dem Anbieter EU-Standardvertragsklauseln geschlossen, mit welchen sich der Anbieter zur Einhaltung des europäischen Datenschutzrechts für seine erbrachten Dienstleistungen verpflichtet hat. Darüber hinaus haben wir mit Sentry die Verschlüsselung der Daten während der Übermittlung und im gespeicherten Zustand als zusätzliche Maßnahmen vereinbart.
Weitere Informationen finden Sie unterhttps://sentry.io/privacy/.
Die casavi GmbH beachtet alle einschlägigen gesetzlichen Datenschutzvorgaben (deutsche Datenschutzgesetze, die DS-GVO) und jedes andere anzuwendende Datenschutzrecht. Die gesetzlichen Vorgaben verlangen umfassende Transparenz über die Verarbeitung personenbezogener Daten. Nur wenn die Verarbeitung für Sie als betroffene Person nachvollziehbar ist, sind Sie ausreichend über den Sinn, Zweck und Umfang der Verarbeitung informiert. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie deshalb über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten.
Verantwortlich im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DS-GVO für die nachfolgend dargestellten Prozesse ist die
casavi GmbH
Sandstraße 33
80335 München
Vertreten durch:
Peter Schindlmeier (Geschäftsführer)
Oliver Stamm (Geschäftsführer)
AG München HRB 218832
USt-Id.: DE300436614
Kontakt:
Telefon: +49 (0)89 2154 5359 – 0
Telefax: +49 (0)89 2154 5359 – 9
E-Mail: hello@casavi.de
Bei Fragen oder Anmerkungen zu dieser Datenschutzerklärung oder allgemein zum Datenschutz können Sie sich auch an unseren Datenschutzbeauftragten unter DSB@casavi.deoder postalisch unter DSB casavi, c/o DPA Drewes Privacy Advice GmbH, Dreizehnmorgenweg 6, D-53175 Bonn, wenden.
Soweit in diesem Abschnitt nicht ausdrücklich angegeben, gilt für die Verarbeitung Folgendes:
Die von der casavi GmbH verarbeiteten Daten werden unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, insbesondere nach Art. 17 und 18 DS-GVO gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt. Sofern nicht im Rahmen dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich angegeben, löschen wir bei uns gespeicherte Daten, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr benötigt werden. Über den Zeitpunkt des Zweckfortfalls hinaus werden Daten nur dann aufgehoben, wenn sie für andere gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind oder die Daten aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten weiter vorgehalten werden müssen. In diesen Fällen wird die Verarbeitung eingeschränkt, also gesperrt, und nicht für andere Zwecke verarbeitet. Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht beispielsweise aufgrund steuer- und handelsrechtlicher Dokumentationspflichten. In bestimmten Fällen kann eine längere Aufbewahrung erforderlich sein, etwa zum Zwecke der Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften nach §§ 194 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Gesetzliche Aufbewahrungspflichten ergeben sich beispielsweise aus § 257 Abs. 1 HGB (6 Jahre für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Handelsbriefe, Buchungsbelege, etc.) sowie aus § 147 Abs. 1 AO (10 Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Lageberichte, Buchungsbelege, Handels- und Geschäftsbriefe, für Besteuerung relevante Unterlagen, etc.).
Die Bereitstellung der unter www.mycasavi.com erreichbaren Startseite mit casavi-Branding erfolgt in eigener Verantwortung der casavi GmbH. Insoweit wird Bezug genommen auf die oben dargestellten Informationen zu Server-Logfiles und unserem Hostprovider.
Sollten Sie Anregungen oder Fragen im Zusammenhang mit der Nutzung von mycasavi.com haben, freuen wir uns über jede Form der Kontaktaufnahme. Sie können uns per Chat, E-Mail, Kontaktformular oder Telefon erreichen. Im Zuge der Kommunikation kann casavi einen Termin mit Ihnen persönlich oder per Video- oder Telefonanruf vereinbaren.
Bei Kontaktaufnahme über die angebotene Chatfunktion verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten und automatisch anfallende Metadaten. Darunter fallen insbesondere eingegebene Kontaktdaten (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anschrift, ggf. Name der Firma,) und ausgewählte Antworten innerhalb des Chats. Anbieter des Chatmoduls ist Salesforce.com Germany GmbH, Erika-Mann-Str. 31, 80636 München (Mutterunternehmen: Salesforce.com, Inc, Salesforce Tower. 415 Mission Street, 3rd Floor. San Francisco, CA 94105., USA) Soweit Salesforce.com Germany GmbH personenbezogene Daten an das US-Mutterunternehmen Salesforce.com, Inc, Salesforce Tower. 415 Mission Street, 3rd Floor. San Francisco, CA 94105., USA USA, übermittelt, garantiert Salesforce mittels Standardvertragsklauseln, EU- Datenschutzniveau zu wahren.
Weitere Informationen zu unserem Auftragsverarbeiter Salesforce finden Sie unter https://www.salesforce.com/eu/company/privacy/.
Zum Zwecke der allgemeinen Organisation, zum Versand wie auch zum Empfang von E-Mails verwenden wir das für uns kostenpflichtige, nicht werbefinanzierte E-Mail Programm (E-Mail Client) Google Mail, ein Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Mutterunternehmen: Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA) .Soweit Google Ireland Limited personenbezogene Daten an das US-Mutterunternehmen Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA, übermittelt, garantiert Google mittels Standardvertragsklauseln, EU- Datenschutzniveau zu wahren.
Für die Durchführung der Telefongespräche verarbeiten wir Ihre angegebenen Kontaktdaten (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, ggf. Name der Firma) und das Datum des mit Ihnen vereinbarten Termins. In diesen Fällen verwenden wir die Software Aircall. Anbieter von Aircall ist Aircall SAS, Rue Saint Georges 1-15, 75009 Paris, Frankreich.
Für die Durchführung von Videokonferenzen verwenden wir die Videokonferenzlösungen Demodesk und Google Meet. Anbieter von Demodesk ist Demodesk GmbH, Brienner Straße 45 a-d, 80333 München, Deutschland. Anbieter von Google Meet ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Mutterunternehmen: Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA). Soweit Google Ireland Limited personenbezogene Daten an das US-Mutterunternehmen Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA, übermittelt, garantiert Google mittels Standardvertragsklauseln, EU- Datenschutzniveau zu wahren.
Für die Terminvereinbarung der Gespräche verwenden wir neben Aircall und Demodesk Google Calendar, dessen Anbieter ebenfalls Google Ireland Limited ist. (Mutterunternehmen: Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA). Soweit Google Ireland Limited personenbezogene Daten an das US-Mutterunternehmen Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA, übermittelt, garantiert Google mittels Standardvertragsklauseln, EU- Datenschutzniveau zu wahren.
Die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen einer Kontaktaufnahme per E-Mail, Kontaktformular, Live-Chat und Video- oder Telefonanruf erfolgt je nach Anfrageinhalt bei rein informatorischen Anfragen auf Grundlage Ihrer (mutmaßlichen) Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a), Art. 7 DS-GVO, oder gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO, soweit die Kontaktaufnahmen im Zusammenhang mit (auch vor-) vertraglichen Erfüllungspflichten stehen. Für die Kontaktaufnahme über unser Formular benötigen wir lediglich die als Pflichtfeld gekennzeichneten Angaben und insbesondere Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen antworten zu können.
Für die Organisation und die strukturierte Bearbeitung von Support-Anfragen an support@casavi.de verwenden wir zudem die Ticket Management Systeme von Intercom R&D Unlimited Company, 2nd Floor, Stephen Court, 18-21 St. Stephen's Green, Dublin 2, Irland (Mutterunternehmen: Intercom Inc., 4th Fl., San Francisco, CA 94105, USA) und von Salesforce.com Germany GmbH, Erika-Mann-Str. 31, 80636 München (Mutterunternehmen: Salesforce.com, Inc, Salesforce Tower. 415 Mission Street, 3rd Floor. San Francisco, CA 94105., USA). Soweit Salesforce.com Germany GmbH personenbezogene Daten an das US-Mutterunternehmen Salesforce.com, Inc, Salesforce Tower. 415 Mission Street, 3rd Floor. San Francisco, CA 94105., USA USA, übermittelt, garantiert Salesforce mittels Standardvertragsklauseln, EU- Datenschutzniveau zu wahren.
Weitere Informationen zu unserem Auftragsverarbeiter Salesforce finden Sie unter https://www.salesforce.com/eu/company/privacy/.
In den beschriebenen Zwecken liegen auch unsere berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO.
Mit allen in diesem Abschnitt genannten Auftragsverarbeitern haben wir jeweils Auftragsverarbeitungsvereinbarungen nach Art. 28 DS-GVO und – soweit ein Drittlandtransfer stattfindet – Standardvertragsklauseln abgeschlossen, wodurch die Auftragsverarbeiter bzw. ihre Muttergesellschaften eine Garantie bieten, das europäische Datenschutzrecht einzuhalten. Darüber hinaus haben wir mit der Firma Intercom die Verschlüsselung der Daten während der Übermittlung und im gespeicherten Zustand als zusätzliche Maßnahmen vereinbart.
Ihre Kontaktanfragen werden wir umgehend nach Bearbeitung löschen, soweit nicht gesetzliche Aufbewahrungsfristen eine weitergehende Aufbewahrung erfordern oder wir aufgrund berechtigter Interessen im Sinne von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO (bspw. Rechtsverteidigung, Rechtsverfolgung) zur weitergehenden Aufbewahrung legitimiert sind.
Weitere Informationen zu unseren Auftragsverarbeitern Demodesk und Aircall erhalten Sie unter https://demodesk.com/legal/privacy-policy und https://aircall.io/privacy.
Weitere Informationen zu unserem Auftragsverarbeiter Intercom finden Sie unter https://www.intercom.com/de/legal/privacy.
Letzte Aktualisierung: Freitag, 14. April 2023